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关于2016年度本、专科生学籍档案和优秀毕业论文档案立卷归档工作的通知

发布人:   时间:2016-10-24   点击数:

                 
各学院:
  根据今年的工作安排,档案馆现开始集中接收2016年度本、专科生学籍档案和优秀毕业生论文档案。请各学院务必于12月22日前结束上述档案立卷归档工作。现将有关具体事项通知如下:
  一、文件材料立卷归档的范围
  (一)2016届本、专科毕业生学籍、成绩等相关材料。
  (二)优秀本科毕业生论文材料及电子版。
  二、立卷归档要求
  (一)各学院要充分认识档案工作的重要性,加强领导,统筹安排,做好相关材料的收集、整理,在规定时间内完成立卷工作。
  (二)学籍档案以班级为单位组卷,卷内附卷内目录。在有内容页右下角用打码机打印三位页码(001、002……),在左侧三孔一线进行装订,孔径应在3.5mm左右,孔距适中,使用棉线线绳;装订时应注意边距。凡有装订到档案内文字等造成档案破损等情况,均视为不合格档案,档案馆不予接收。 装订方法见附件。
   (三)档案装具领取方式:四方校区各学院请到档案馆领取档案装具,黄岛长江路校区、嘉陵江路校区各学院请到本校区学籍管理科领取。
   (四)优秀毕业生论文以专业为单位,每专业选择1—2份优秀论文装订归档(装订要求同学籍档案),其中包括论文周记、论文等,同时以刻录光盘的方式归档电子版。
   (五)各学院兼职档案员认真审核归档材料是否完整、合格。立卷归档的文件材料须是原件,复印件原则上不得归档。
  (六)今年学籍档案继续同步实行网上立卷归档。各学院可登录“档案管理系统”(http://211.64.205.30:8080/),开展网上立卷归档工作。
  三、各学院兼职档案人员如有变动,请及时通知档案馆,以便开展有关业务培训。
  四、档案的移交:四方校区各学院请于12月22日前将上述档案直接移交至档案馆;黄岛校区各学院请于12月21日前完成装订整理工作,档案馆将于12月22日赴黄岛两校区集中收取。具体时间为:长江路校区:22日上午9:00——12:00;嘉陵江路校区:22日下午2:00——5:00。移交档案时,同时附移交清册一式两份,双方签字,以备查考。
  五、移交清册和卷内目录请到以下网址下载:http://office.qtech.edu.cn/index.php?id=49
  六、各学院如有往届毕业生学籍档案和优秀毕业生论文档案未移交档案馆的,请务必按今年规定的档案移交时间内一并完成移交。
   地点:图书科技楼1612
  电话:85071061

  附件:档案装订方法
 
 档案馆
 2016年10月24日
     

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